Lo que nadie hace cuando… activa una cuenta en una plataforma de email marketing

Para un negocio online, el email marketing es una herramienta fundamental para aumentar las ventas. Es fácil contratar este tipo de servicio y empezar a establecer un vínculo emocional con tus suscriptores y potenciales clientes. ¿Crees que esto es suficiente para empezar a vender? En este post descubrirás lo que los negocios online no hacen (y que deberían hacer) cuando se dan de alta en una plataforma de email marketing.

El email marketing es una herramienta muy potente que te permite difundir tus contenidos, ofrecer tus servicios y establecer una conexión especial con el destinatario, tu potencial cliente.

Está claro que para negocios online como el tuyo, el marketing online es una de tus principales estrategias para que el proyecto funcione.

Si quieres empezar tu estrategia de email marketing, hoy día lo tienes muy fácil.

Existen multitud de plataformas que ofrecen este servicio. Algunas son de pago y otras gratuitas con ciertas limitaciones.

Para elegir una de ellas (si todavía no lo has hecho) es cuestión de que analices tu negocio, qué cantidad de correos quieres enviar, con qué frecuencia y a cuántas personas.

A partir de aquí, ¿crees que esto es suficiente para empezar tu campaña de email marketing?

Si consideras que lo único que necesitas son unos cuantos suscriptores y alguien que se encargue de enviarles los emails por ti, estás muy equivocado.

Pero hay una buena noticia en todo ello.

Y es que en este post descubrirás lo que realmente necesitas cuando te planteas darte de alta en una plataforma de email marketing.

Con independencia de lo que te cobren por el servicio, incluso si no pagas por ello.

Se trata de una fase, un trámite, que casi nadie hace.

Algunos porque ni lo saben, otros porque consideran que esto no va con ellos.

Te doy una pista: es algo relacionado con la protección de datos de tus suscriptores.

¡Qué intriga!

No te hago esperar más porque quiero que te pongas en acción, ¡ya!

¿Qué es lo que debes hacer cuando contratas un gestor de email marketing?

Tu negocio online es responsable de tratar los datos que te facilitan tus clientes y suscriptores.

Debes guardar esta información de manera confidencial y no puedes comunicársela a nadie si tu cliente y/o suscriptor no te da su permiso.

Cumplir con esta regla de oro es lo que te permite dar confianza y ser transparente con todo el mundo.

Esta prohibición de comunicar datos personales a terceros, incluye también la negativa a comunicárselos a las empresas que te prestan un servicio. Cualquiera que sea el tipo de servicio.

Ahora bien, existen dos excepciones que te permiten ceder estos datos personales a otros:

1. Que tu cliente y/o suscriptor te autorice expresamente a ceder sus datos a otros; y,
2. Que hayas firmado con tu proveedor un contrato en el que establezcáis qué obligaciones y qué límites debe respetar cuando trate los datos personales de tus clientes y/o suscriptores. Este contrato se conoce como «contrato de encargado del tratamiento» en honor al hecho de que tu proveedor es el encargado de tratar los datos de tus clientes y/o suscriptores por tu cuenta; o «contrato de acceso a datos por cuenta de terceros».

Puedes optar por una de estas vías.

Email marketing legal: o permiso o contrato. ¡Tú eliges! Clic para tuitear

Veamos qué ventajas e inconvenientes tiene cada una.

Ventajas de conseguir la autorización para ceder sus datos personales

• Si el cliente te autoriza por escrito para que cedas sus datos a tu proveedor para una finalidad muy concreta, nadie te puede discutir que esta cesión sea ilegal
• La comunicación de sus datos personales al proveedor de email marketing se adecuará a la normativa

Inconvenientes de pedir la autorización para ceder sus datos personales

• El documento de autorización debe contener la información suficiente y adecuada para que se considere que su consentimiento es inequívoco
• Debes solicitarles el consentimiento a todos y a cada uno de tus suscriptores. Si tu lista solamente tiene 4 suscriptores no tendrás mayor dificultad, pero cuando tienes unos cuantos cientos y miles de suscriptores, es una tarea ardua que puede acabar con tu paciencia hasta desistir.
• Puedes encontrarte con que tus suscriptores no te autoricen a ceder sus datos. Ya sea porque te dicen claramente que «no», o bien porque no han respondido a tu petición. En ambos casos, no podrás enviarles tus comunicaciones por email a través de una plataforma de email marketing.
• Si tu gestor de email marketing está ubicado fuera de la zona UE, deberás además, pedirles permiso para transferir internacionalmente sus datos.

Ventajas de firmar el contrato de encargado con tu proveedor de email marketing

• Te olvidas de tener que pedir permiso a todos y a cada uno de tus clientes y/o suscriptores. Pues, este contrato te exime de solicitar el consentimiento del titular de los datos.
• Te permite establecer límites claros a tu proveedor y, en caso de que los incumpla, puedes exigirle responsabilidades.
• En caso de que el proveedor incumple la normativa de protección de datos, quedas protegido gracias al contrato. Su negligencia no arrastrará a tu negocio.
• Al ser un contrato, puedes añadir las cláusulas que más te convengan. Por ejemplo, como éstas que compartí en este post
• Este contrato os beneficia a los dos porque, en caso de que seas tu quien haya infringido la normativa, él podrá demostrar que su responsabilidad tiene un límite: el que fijasteis en el contrato.
• Estarás cumpliendo ya con el Reglamento europeo de protección de datos (que será aplicable a partir del 25/05/2018) ya que te impone la obligación de elegir encargados del tratamiento que ofrezcan garantías para cumplir con la normativa de protección de datos. Y seamos sinceros, un proveedor que no te firme este tipo de contrato, mucha confianza no debe inspirarte. Es más, no deberías ni contratarle.

Inconveniente (o contratiempo) al querer firmar el contrato de encargo con tu proveedor de email marketing

• Es posible que el proveedor se niegue a firmarlo. Bien porque considera, por desconocimiento, que no le corresponde; o bien, porque no te ha devuelto respuesta.

Ahora te preguntarás: Bien, Cristina, si eso ocurre ¿qué es lo que me recomiendas?

Eso es lo que te recomiendo que hagas

Sin dudarlo, te sugiero que suscribas un contrato de encargado del tratamiento con tu proveedor de email marketing.

Inténtalo al menos. Quizá te lleves una sorpresa.

Si utilizas una plataforma de email marketing deberías firmar un contrato con tu proveedor para proteger los datos personales de tus suscriptores. Clic para tuitear

Si no obtienes la respuesta que esperabas, deberás recurrir al plan B.

Pedir el consentimiento a tus clientes y suscriptores para ceder sus datos al proveedor.

Si tienes un gran volumen de suscriptores soy consciente de que será un duro trabajo.

¿Qué solución te propongo si te ves obligado a recurrir al plan B?

1. Modifica tu política de privacidad
   Debes incluir una referencia a tu lista de suscripción de modo que adviertas de que trabajas con una plataforma de email marketing. Indica para qué la has contratado, y que los usuarios que se den de alta a tu lista te dan permiso para comunicar sus datos personales a tu proveedor para que pueda prestarte sus servicios.
   Bonus: Comprueba que en tu política de privacidad te reservaste el derecho de modificarla unilateralmente y sin preaviso.
2. Asegúrate de añadir una casilla de acceptación de la política de privacidad en tu formulario de suscripción
   Una vez hayas modificado tu política de privacidad, todas las suscripciones a tu lista consentirán la cesión de sus datos a la plataforma de email marketing.
   Bonus #1: Comprueba que dicha casilla viene desmarcada por defecto.
   Bonus #2: También te recomiendo que leas el post que escribí como invitada en el blog de Hormigas En La Nube en el que te cuento todo lo que debes saber para legalizar tu formulario de suscripción

¿Y qué ocurre con los suscriptores que ya se han dado de alta en tu lista? ¿Cómo puedes solucionarlo?

Es posible que estés utilizando un gestor de email marketing, estés enviando ya tus newsletters y no tienes ni el permiso de tus suscriptores para ceder sus datos ni has firmado ningún contrato con el gestor.

Aunque a estas alturas ya  sabes que estás enviando tus newsletters de forma ilegal, estás a tiempo de regularizar tu situación.

Y mi recomendación es que lo hagas cuanto antes.

El riesgo a una sanción permanecerá hasta que tomes la iniciativa de legalizar la situación y pases a la acción.

Para solucionarlo, deberás seguir los pasos que te he indicado antes:

1. Pide permiso a tus suscriptores. Cuando lo tengas, ya estarás actuando de acuerdo con la normativa porque habrás obtenido su consentimiento, y será tan válido como si lo hubieras conseguido antes de ceder sus datos personales; o bien,
2. Firma el contrato de encargado del tratamiento con tu proveedor de email marketing, y habrás conseguido abrir la puerta que te permitirá comunicar los datos de tus clientes y/o suscriptores a terceros sin necesidad de solicitar su consentimiento.

Llegados a este punto y si te decantas por la vía #2,

¿Qué aspectos debes tener en cuenta y qué cláusulas debes incluir en el contrato de encargado que firmes con tu proveedor de email marketing?

Seguramente has buscado en Google a ver si encuentras algún que otro modelo de contrato que te facilite el trabajo.

Ahora debo ponerme seria.

Estos modelos pueden darte alguna pista de cómo es un contrato de este tipo.

Pero has de tener en cuenta de que es un contrato

¡Un contrato!

Eso significa que lo que firmas te vincula y que debes cumplirlo.

Un contrato no es un juego ni puede redactarse de cualquier manera. Lo que firmas, te vincula y debes entender qué es lo que estás firmando. Clic para tuitear

¿Y qué ocurre cuando firmamos algo que no entendemos ni sabemos si nos conviene o ni sabemos si es lo que realmente necesitamos?

Ya sabes cuál es la respuesta.

Al igual que cualquier contrato, el contrato de acceso a datos por cuenta de terceros debe adaptarse a la realidad de tu negocio y a la de tu proveedor.

Por este motivo, te recomiendo que en tu contrato incluyas como mínimo los siguientes aspectos:

• Quién es el proveedor y a qué se dedica
• El servicio que se va a prestar y la finalidad
• El tipo de datos personales que tendrá acceso el proveedor
• Los ficheros que se trataran
• Descripción detallada de los derechos y obligaciones de cada una de las partes
• La forma en la que tendrá acceso a estos datos
• Quién será el delegado de protección de datos
• Lo que deberá hacer el proveedor con los datos una vez prescindas de sus servicios
• Quién atenderá las solicitudes de ejercicios de derechos de los titulares de los datos y qué procedimiento se seguirá
• Los formularios y/o documentos que se utilizaran para recoger los datos y qué cláusula informativa se incorporará
• Las garantías que ofrece el proveedor en materia de protección de datos
• El procedimiento que se establecerá para notificar brechas de seguridad
• Las instrucciones específicas que das a tu proveedor
• Si se valorará el impacto que tendrá el tratamiento de datos para la privacidad de los suscriptores

Ahora te toca a ti.

¿Qué vía seguirás o has seguido para regularizar la relación con tu gestor de email marketing?

¡Cuéntame tu experiencia en comentarios o en las redes!