¿Qué sería de Coca-Cola si uno de los suyos hubiera desvelado el secreto de su fórmula? Imagina por un momento que el secreto mejor guardado de tu negocio se hace público. ¿Cómo puedes evitar que algo así te suceda? En este post descubrirás herramientas potentes a tu alcance para evitar las filtraciones de información confidencial de tu negocio online.
Puede que no seas Coca-Cola pero las consecuencias de tener a un infiltrado te pasarían factura por igual.
Las relaciones comerciales y los contactos son necesarios para cualquier tipo de negocio.
Mantener colaboraciones con externos es fundamental para prestar servicios o productos específicos para tus clientes.
Igualmente importante es contratar trabajadores para cubrir la demanda.
Para que todos sean más productivos y puedan desarrollar su trabajo te habrás encontrado con la situación de tener que compartir con ellos secretos de tu negocio.
Informaciones confidenciales que quieres (y necesitas) que se mantengan en secreto.
Lejos del alcance de cualquiera para evitar que otros te hagan competencia feroz y te hundan.
Esta situación tan común implica varios riesgos.
¿Qué ocurre si tu colaborador utiliza información de tu negocio para su beneficio propio?
¿Y si la vende a un competidor?
¿Cómo puedes controlar el uso que hacen de la información que les das?
Hay muchos negocios que sufren este problema: tienen infiltrados en su empresa y cuando se dan cuenta ya es demasiado tarde.
En la mayoría de casos, son personas por las que han apostado mucho, dándoles toda su confianza.
Hasta que, de la noche a la mañana, comunican que se van de la empresa y empiezan las consecuencias:
Clientes que se dan de baja de los servicios contratados.
Clientes que piden una rebaja del precio advirtiendo con que se irán a la competencia.
Información que desaparece de golpe de los servidores.
Pérdidas económicas y un sinfín de varapalos más.
Tú puedes evitar sufrir estos efectos usando 7 herramientas muy potentes que utilizo para ahuyentar a los infiltrados.
No te acuerdes de Santa Bárbara cuando truene y pon freno a los espías de tu negocio. Clic para tuitearHerramientas para aplicar con tus trabajadores
Debes tomar medidas tanto en la fase de contratación, como durante e incluso después de que trabajen para ti.
Y asegurarte de que guardan secreto sobre la información que les has transmitido e incluso sobre la que ellos mismos puedan generar.
Para ello te recomiendo que utilices todas estas herramientas:
1. Cláusula de confidencialidad + cláusula penal
Incluye una cláusula de confidencialidad en el propio contrato de trabajo o bien, en documento separado.
En esta cláusula le has de prohibir revelar a terceros información sobre tu negocio de la que ha sido conocedor al trabajar para ti.
La duración de este deber de guardar secreto es infinita es decir, subsiste aun cuando ya no trabaja contigo.
También puedes complementarla con una cláusula penal por la que fijes una cantidad económica en concepto de indemnización en caso de que incumpla la cláusula de confidencialidad.
2. Política de seguridad para usar el equipamiento informático
Elaborar una política de seguridad te ayudará a fijar las normas internas para favorecer las buenas prácticas a la hora de usar los recursos informáticos.
Es fundamental que ofrezcas un ejemplar al trabajador para que te lo firme como prueba de que acepta esta política y se compromete a respetarla.
En este documento puedes prohibirle al trabajador utilizar los equipos para su uso personal; prever la posibilidad de hacer controles periódicos sobre el uso que ha estado haciendo; prohibir el uso de dispositivos personales durante la jornada laboral; y, complementarla con las sanciones que se prevén para el caso de incumplimiento.
3. Cláusula de no competencia postcontractual
Puedes establecer una cláusula de no competencia en el mismo contrato de trabajo una vez que haya finalizado la relación laboral y durante un plazo de tiempo determinado.
Es particularmente útil si acreditas disponer de un interés comercial y le ofreces al trabajador una compensación económica adecuada. De este modo, durante un tiempo el ex trabajador no puede realizar ninguna tarea que te suponga competencia.
4. Cláusula de no concurrencia durante la relación laboral
Es distinta a la anterior y hay muchas personas que las confunden. Con esta cláusula evitas que el trabajador pueda trabajar simultáneamente para ti y para otros utilizando los conocimientos que está obteniendo de tu negocio.
Herramientas para utilizar con tus colaboradores
5. Contrato de encargado del tratamiento
Si tu colaborador tiene acceso a datos personales de los que eres responsable (p.ej. clientes, trabajadores, proveedores, suscriptores), este externo tiene la condición de encargado del tratamiento y por ello debes suscribir con él un contrato de acceso a datos por cuenta de terceros.
Este contrato viene estipulado en la normativa de protección de datos y, entre otras responsabilidades, prevé la obligación de guardar secreto sobre la información a la que tenga acceso así como la prohibición de utilizarla para otras finalidades a las previstas en el contrato principal (el que regula los servicios que te prestará).
Es importante que en la cláusula de confidencialidad destaques lo siguiente:
- Prohibido revelar a otros información que se haya obtenido de tu empresa
- Prohibido realizar copias de dicha información durante la colaboración
- Una vez terminada la colaboración, se debe devolver o destruir la información
Además, puedes complementarla con una cláusula penal por la que deban indemnizarte en la cantidad que fijéis para el caso de que incumplan el deber de secreto.
6. Contrato mercantil de prestación de servicios
En el contrato principal en el que establecéis qué servicios te prestará tu colaborador, puedes añadir una cláusula de no competencia que rija durante y después de vuestra colaboración por la que, durante un plazo de tiempo determinado, se le prohíba:
- Entrar en contacto con los clientes directa o indirectamente a través de terceros; y
- Utilizar la información o conocimientos adquiridos en beneficio propio o de otros.
También puedes complementarla con una cláusula penal a modo de indemnización en caso de incumplimiento.
7. Acuerdo de confidencialidad en casos de transferencia tecnológica
Cuando el motivo de la colaboración se trata de una transferencia de tecnología en la que hay un intercambio de conocimientos, aparte de suscribir el contrato principal con el colaborador, es recomendable firmar previamente un acuerdo de confidencialidad sobre los conocimientos que se compartirán.
Es especialmente necesario cuando en tu proyecto hay información que no deseas que se haga pública (p.ej. cuando quieres patentar una invención y debes proteger la información para salvaguardar el requisito de novedad que se exige para que sea patentable).
Con tus colaboradores y por los mismos motivos que en caso de tus trabajadores, también es particularmente útil elaborar una política de seguridad si utilizan tu equipamiento informático, si se traen el suyo propio en tus instalaciones y/o les facilitas una dirección de correo electrónico corporativo.
Llegados a este punto, sé que quieres hacerme esta pregunta:
Oye, Cristina, ¿seguro que con esto no tendré ningún problema de fuga de información confidencial?
Mi respuesta es no.
Aunque hayas tomado la precaución de firmar contratos con todo el mundo, no son herramientas infalibles.
He de decirte que los empleados son el eslabón más débil para la confidencialidad y, en general, para la seguridad de la información de tu empresa.
No obstante, sí les estarás dando menos probabilidades para que salgan impunes.
Ahora bien, te recomiendo encarecidamente que utilices todas las herramientas que te he propuesto porque:
- Funcionan como medida disuasoria;
- Te permiten poder controlar el uso que se está haciendo sobre los recursos informáticos, especialmente el correo electrónico corporativo, en cualquier momento de la relación laboral o mercantil.
- Las políticas de seguridad sirven precisamente para poder hacer estos controles periódicos y para eliminar la perspectiva de privacidad de los usuarios.
Si todavía no estás convencido de implementar estos trucos en tu negocio, analiza los siguientes factores y busca el equilibro entre:
- El coste que te supone generar y mantener estas medidas
- El valor de la información que pretendes proteger
- El riesgo al que está expuesta la información (sin olvidar la seguridad informática)
¿Has puesto en práctica alguna de las herramientas?
¿Qué resultado has obtenido?
¿Qué otras herramientas anti-espías utilizas o utilizarías?
¡Comparte tu experiencia en los comentarios!
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